EDI的定義5－3 電子資料交換
電子資料交換(EDl)為企業間電子商務的核心技術，用來發展企業內或企業間資訊的整合及利用，以提高整體企業營運的效率。企業間電子商務一般較著重於企業彼此關係的維繫，因此，經由EDI系統的使用，企業得以和企業策略聯盟廠商合作，透過EDI來處理訂購單、發票、付款等作業程序，減少紙張的處理程序和資料的重覆輸入，進而降低錯誤發生率、加速資訊的流通、提升生產效率等。
EDI的定義
一般而言，EDI訊息包含了交易組、資料段、資料元素等三個部份。而EDI的發展和實施方法各有不同，沒有統一的規範，因此EDI也沒有統一的解釋。一般常見的定義有:
『美國國家標準局EDI認證標準委員會』對EDI所做的定義:
電子資料交換是獨立組織之間透過電腦，以標準的語意結構來傳輸明確的業務或策略性資訊。
『UN/EDIFACT訓練準則』對EDl所做的定義:
電子資料交換是貿易夥伴電腦系統之間，以最少的人工介入方式交換標準格式的資料。
『歐洲模式 EDI協定第2.1條』對EDI所做的定義:
電子資料交換是電腦到電腦的電子化商務行政資料的傳輸，使用的是事先議定的標準訊息結構。
『國際資料交換協會，EDI手冊』對EDI所做的定義:
電子資料交換是從一個電腦到另外一個電腦，傳輸電腦可處理資料，並以事先議定的標準將資料結構化。
EDl層次架構
EDI架構分為四個層級:
語意或應用層級
EDI語意層級說明驅動EDI應用的業務系統。相當於採購系統中的報價、採購訂單、發票等。在EDI層級上，各公司所看到的資訊必須具有一定的格式，也就是說，各個公司必須採用統一的EDI標準，規定各類型業務表格的可接受格式。目前，美國國家標準局發展的X12標準、聯合國歐洲經濟委員會所定義的EDIFACT，即為兩套定義EDI表格的內容與結構的標準。因此，各企業間必須相互協調以決定所採用的EDI格式。
標準轉換層級
EDI標準層級主要說明了業務表格結構，並對應用層級所見到的資料內容有某些程度的影響。以採購單上的名稱為例，根據X12標準，最多可以50 bytes長，因此，若應用系統裡用的是75 bytes，則從應用系統轉換至標準層次過程中，過長的25 bytes會被刪除。
包裝或傳輸層級
此層級主要完成的工作即為將業務表單由一家公司傳送至另一家公司。目前，有很多利用電子郵件來傳送EDI的情形，透過電子郵件程式的基本架構，經由電子網路迅速交換。
實體網路設施層級
此層級主要包含了實體網路設備。
EDI運作方式
EDI的主要運作概念可經由傳送端和接收端的運作方式來看:傳送端將原本人工產生的傳統表格、資料，轉換成標準的電子格式，並將之傳送出去;而接收端再將標準EDI格式的表格轉換成接收端應用軟體所能讀取的格式。
EDI的連接方式共有三種:
1.直接撥號
2.利用加值網路
3.利用Internet
其運作方式如下圖所示:
以採購流程為例，說明了產品採購、交貨及付款的完整EDI交易流程，詳細EDI交易流程如下:
1.買方將『採購單』傳送至賣方電腦
2.賣方電腦將『採購單確認』傳送至買方電腦
3.賣方電腦將『訂位需求』送至貨運公司的電腦
4.貨運公司的電腦將『訂位確認』傳送至賣方的電腦
5.賣方電腦將『出貨通知』傳送至買方電腦
6.貨運公司的電腦將『處理狀態』傳送至賣方電腦
7.買方電腦將『收貨通知單』傳送至賣方電腦
8.買方電腦將『付款明細』傳送給賣方電腦
EDI的各種標準與應用
簡略來說，EDI標準的發展大致可分為三個階段:
1.產業標準發展階段
2.國家標準發展階段
3.國際發展階段
EDI主要應用到下列數種產業中:
金融EDI系統
金融EDI，提供付款人、受款人與他們的銀行之間傳輸付款與匯款資料的訊息，達成電子付款的目的。
金融EDl標準
有鑑於金融EDI的最大障礙是電子付款與匯款資料格式的分歧，目前，銀行業已將電子付款與匯款資料格式加以合併，以期企業的付款程序得以完全自動化。
金融EDI的運作模式
企業間的金融ED工付款方式，主要依據付款指示與匯款資料是否一起透過銀行網路進行傳送來區分為兩種運作模式。
一、付款與匯款資訊一起傳送
此種金融EDI運作模式，將企業間電子付款所需的付款與匯款資訊都經由銀行網路來傳輸。
如圖所示，此模式的金融EDI的詳細運作步驟如下:
1.付款人將匯款資料傳送給他的銀行，並指示要付款給收款人。
2.付款人的銀行產生一個自動清算中心的貸項轉帳指示，註明付款日期，並附上適當的電子匯款資料，最後再傳送給自動清算中心。
3.自動清算中心收到付款指示及匯款資料後，開始編輯交付款指示，從中取得會計資料，最後再將付款指示及匯款資料傳送給收款人的銀行。
4.收款人的銀行將付款通知與匯款資料傳送給收款人。
二、付款與匯款資訊分開傳送此種金融EDI運作模式
將企業間電子付款所需的付款與匯款資訊分開傳送，其中付款指示經由銀行網路來傳送，而匯款資訊則由貿易夥伴的直接連線或加值網路來傳送。
此模式的金融EDI運作步驟如下：
1.付款人將付款資訊經由銀行網路，傳送給他的銀行，另一方面，付款人透過與貿易夥伴的加值網路，傳送匯款資訊給收款人。
2.付款人的銀行收到付款指示後，產生一個自動清算中心的貸項轉帳指示，註明付款日期，最後再傳送給自動清算中心。
3.自動清算中心收到付款指示及匯款資料後，開始編輯交付款指示，從中取得會計資料，最後再將付款指示傳送給收款人的銀行。
4.收款人的銀行再將付款通知傳送給收款人。
此兩種模式各有其優缺點，企業對金融EDI運作模式的選擇，實際上必須根據企業的營運成本、業務夥伴交換電子資訊的能力和程度、銀行所能提供的電子付款種類等等客觀因素而定。
金融EDI的效益
總括來說，金融EDI系統為企業界帶來了以下的效益:
加速作業程序，減少延誤機率：
金融EDI提供了企業得以自動付款方式進行支票開立、郵寄等工作，減少延誤的發生。
改善了付款程序：
金融EDI改善了付款流程的確定性，一旦付款公司的銀行進行轉帳後，受款人的銀行帳戶即可同時收到這筆款項了。
製造業EDI系統
EDI的即時性、快速的傳輸速度等特性，改變了傳統的製造業環境，製造商不再需要預備大批的原料以供生產之需了。經由EDI的使用，製造商可依造每天的製程需要，再將訂單傳送給供應商，供應用即可根據送貨時間將製造商所需的原料送達。
零售商EDI系統
為了維持客戶和供應商更快、更好的連繫，零售商開始規劃使用EDI技術，創造了快速回應(QR)系統。所謂QR是指在產品供應的過程中，將買方與供應商連結在一起，以達到生產與銷售間產品與資訊的快速移動。快速回應系統主要是根據事件來驅動相對應的應變措施。譬如說，當零售商的存貨降到某個水準時，QR系統會驅動一連串的事件，包含了從零售商系統自動下單至供應商系統，減少了人工的補貨、清點程序。一般上，零售商所採用的QR系統必須配合銷售點(POS)掃描，如此才能即時掌握產品的銷售狀況。
